Ennen tapahtumaa

Kun tapahtuma (kokous, asiakastilaisuus, yritysjuhla, work shop, road show jne) on päätetty järjestää, mietitty sille kohderyhmä ja pohdittu mikä ko. tapahtuman sanoma, päästään varsinaisiin töihin. Tässä muutamia esimerkkejä tehtävistä ennen tapahtumaa, tapahtuman aikana ja tapahtuman jälkeen:

• Selkeä suunnitelma ja projektiaikataulu
• Sopiva ajankohta ja missä tapahtuma järjestetään
• Tapahtuman budjetti, talousarvio, seuranta
• Onko maksajana osallistujat, järjestävä taho, näytteilleasettajat?
• Tapahtuman nimi, teema, kesto ja ohjelma, oheisohjelma
• Tapahtuma toteutus. Tarvitaanko yhteistyökumppaneita? Tehdäänkö itse vai onko järkevää ajankäytöllisesti ja taloudellisesti käyttää ulkopuolista apua.
• Järjestelytoimikunta – jäsenet ja vastuiden jako
• Varaukset; tapahtumapaikka, ruoka- ja juomatarjoilut, majoitukset, kuljetukset, tekniikka
• Vakuutukset, tarvitaanko?
• Markkinointi- ja viestintäsuunnitelma. Verkkosivut.
• Kutsut; kuka tekee, miten kutsutaan, ketä kutsutaan? Omat asiakasrekisterit, ostetut rekisterit.
• Ilmoittautuminen ja maksuliikenne
• Osallistujien rekisteröinti, muutoksista huolehtiminen, rekisteröintipisteet tapahtumapaikalle.
• Luennoitsijat, puhujat, juontajat ja muut esiintyjät, kutsuvieraat

Ja lähempänä tapahtuman ajankohtaa tehtävien tarkistuslista jatkuu:

• kyltitys ja opasteet
• somistus
• liputus
• vaatesäilytys
• pysäköinti
• liikelahjat
• ohjeistukset puhujille, henkilökunnalle ja avustajille
• nimikyltit
• jaettavan materiaalin kokoaminen (salkutus)
• lupa-asioiden tarkistus
• vahvistukset
• ensiapu
• ajo-ohjeet
• lehdistötila ja tarjoilu, lehdistömateriaali

TURVALLISUUSTOIMENPIDE-EHDOTUKSIA KOKOUSTENNE JÄRJESTELYIHIN COVID-19 PANDEMIAN AIKANA

ENNEN KOKOUSTA

• Kokoustilojen ja näyttelytilojen toimivuus sekä pöytien ja tuolien sijoittelut. Neuvottelemme jokaisen kokouspaikan kanssa erilaiset turvallisuustoimenpiteet liittyen pandemian edellyttämiin toimenpiteisiin. Huomioimme kokouspaikan/hotellin hygieniatoimenpiteet, mm. käsidesien saannin sekä kaikkien kosketuspintojen desinfioinnista riittävän usein kokouksen aikana (mikrofonit, kokoustietokoneet, pointterit, puhujapöntöt, kahviautomaatit, vesiautomaatit jne.).
• Neuvottelemme asiakkaan ja kokouspaikan kanssa tarjoilukäytännöistä sekä mahdollisesta osallistujamäärien porrastuksesta tarjoiluihin aikataulujen puitteissa. Kahvitarjoiluissa suosittelemme esim. yksittäispakattujen tuotteiden käyttöä. Minimoimme kaikki mahdolliset ruuhkatilanteet jo ennakkoon ja huolehdimme turvavälien noudattamisesta.
• Neuvottelemme asiakkaan kanssa myös näyttelyn järjestämisestä turvallisesti ja yritysten ohjeistamisesta: mm. suojapleksit, -visiirit, kasvomaskit, ei makeistarjoiluja kulhoissa, kättelyn tai muun fyysisen kosketuksen välttäminen, sähköisten käyntikorttien käyttö, jaettavan myyntimateriaalin minimoiminen tai poisjättäminen ja tarvittaessa kulkusuunta näyttelyyn turvavälit huomioiden.
• Huolehdimme viimeisimpien viranomaismääräysten ja -suositusten tiedottamisesta kaikille osallistujille, puhujille ja yritysten edustajille (turvavälit, kasvomaskit, käsidesit jne). Myös viime hetken ohjeistukset!