Ennen tapahtumaa

tapahtumaa_ennen_aikana_jalkeen1920x1332

Ennen tapahtumaa

Kun tapahtuma (kokous, asiakastilaisuus, yritysjuhla, work shop, road show jne) on päätetty järjestää, mietitty sille kohderyhmä ja pohdittu mikä ko. tapahtuman sanoma, päästään varsinaisiin töihin. Tässä muutamia esimerkkejä tehtävistä ennen tapahtumaa, tapahtuman aikana ja tapahtuman jälkeen:

  • Selkeä suunnitelma ja projektiaikataulu
  • Sopiva ajankohta ja missä tapahtuma järjestetään
  • Tapahtuman budjetti, talousarvio, seuranta
  • Onko maksajana osallistujat, järjestävä taho, näytteilleasettajat?
  • Tapahtuman nimi, teema, kesto ja ohjelma, oheisohjelma
  • Tapahtuma toteutus. Tarvitaanko yhteistyökumppaneita? Tehdäänkö itse vai onko järkevää ajankäytöllisesti ja taloudellisesti käyttää ulkopuolista apua.
  • Järjestelytoimikunta – jäsenet ja vastuiden jako
  • Varaukset; tapahtumapaikka, ruoka- ja juomatarjoilut, majoitukset, kuljetukset, tekniikka
  • Vakuutukset, tarvitaanko?
  • Markkinointi- ja viestintäsuunnitelma. Verkkosivut.
  • Kutsut; kuka tekee, miten kutsutaan, ketä kutsutaan? Omat asiakasrekisterit, ostetut rekisterit.
  • Ilmoittautuminen ja maksuliikenne
  • Osallistujien rekisteröinti, muutoksista huolehtiminen, rekisteröintipisteet tapahtumapaikalle.
  • Luennoitsijat, puhujat, juontajat ja muut esiintyjät, kutsuvieraat

Ja lähempänä tapahtuman ajankohtaa tehtävien tarkistuslista jatkuu:

  • kyltitys ja opasteet
  • somistus
  • liputus
  • vaatesäilytys
  • pysäköinti
  • liikelahjat
  • ohjeistukset puhujille, henkilökunnalle ja avustajille
  • nimikyltit
  • jaettavan materiaalin kokoaminen (salkutus)
  • lupa-asioiden tarkistus
  • vahvistukset
  • ensiapu
  • ajo-ohjeet
  • lehdistötila ja tarjoilu, lehdistömateriaali, jne.

Suunnittelun avuksi

Tarvitsetko järjestäjän kokoukselle tai kongressille?