Tarkistuslista ennen tapahtumaa

Kun tapahtuma (kokous, asiakastilaisuus, yritysjuhla, work shop, road show jne) on päätetty järjestää, mietitty sille kohderyhmä ja pohdittu mikä ko. tapahtuman sanoma, päästään varsinaisiin töihin. Tehtävälista ennen tapahtumaa on pitkä.
  • Selkeä suunnitelma ja projektiaikataulun teko – kuka tekee?  Vastuut, kuka tekee?
  • Mikä on sopiva ajankohta ja missä tapahtuma järjestetään?
  • Mikä on tapahtuman budjetti, talousarvio, kuka maksaa, seuranta?
  • Onko maksajana osallistujat, järjestävä taho, näytteilleasettajat?
  • Mikä on tapahtuman nimi, teema, kesto ja ohjelma? Oheisohjelma?
  • Miten tapahtuma toteutetaan? Tarvitaanko yhteistyökumppaneita? Tehdäänkö itse vai onko järkevää ajankäytöllisesti ja taloudellisesti käyttää ulkopuolista apua.
  • Järjestelytoimikunta – ketkä jäseniksi, vastuiden jakaminen ja sitouttaminen toimintaan?
  • Varaukset; tapahtumapaikka, ruoka- ja juomatarjoilut, majoitukset, kuljetukset, tekniikka?
  • Vakuutukset, tarvitaanko?
  • Markkinointi- ja viestintäsuunnitelma? Kuka, milloin, miten? Www-sivut?
  • Kutsut; kuka tekee, miten kutsutaan, ketä kutsutaan? Omat asiakasrekisterit?
  • Miten ilmoittaudutaan? Kuka huolehtii muutoksista, majoitusvarauksista, erikoistoiveista?
  • Ilmoittautuminen ja maksuliikenne?
  • Osallistujien rekisteröinti? Muutoksista huolehtiminen? Rekisteröintipisteet tapahtumapaikalle – tarvitaanko?
  • Luennoitsijat, puhujat, juontajat ja muut esiintyjät, kutsuvieraat? Keitä he ovat, kuka maksaa?
  • Agenda, agenda, agenda ja muutokset agendaan!
        Ja lähempänä tapahtuman ajankohtaa tehtävien tarkistuslista jatkuu:
  • kyltitys ja opasteet,
  • somistus,
  • liputus,
  • vaatesäilytys,
  • pysäköinti,
  • liikelahjat,
  • ohjeistukset puhujille, henkilökunnalle ja avustajille,
  • nimikyltit,
  • jaettavan materiaalin kokoaminen (salkutus),
  • lupa-asioiden tarkistus,
  • vahvistukset,
  • ensiapu,
  • ajo-ohjeet,
  • lehdistötila ja tarjoilu, lehdistömateriaali, jne.









/media/Kokouspalvelu_Elen_010912-2632-2-1_skaalattu_1.JPG